Klachtenreglement WE Office
Algemeen
WE Office wil graag tevreden Klanten. Toch kan het zijn dat er iets niet goed gaat en u daarover een klacht in wil dienen. De manier waarop u de klacht in kunt dienen en hoe uw klacht wordt behandeld, kunt u lezen in dit klachtenreglement van WE Office. Bij aanvang van de cursus wordt het klachtenreglement aan de cursisten uitgereikt en met hen besproken, waarbij aangegeven wordt dat het reglement ook te vinden is op ons website: www.weoffice.nl.


Doel
Het doel van het klachtenreglement is om klachten op een zorgvuldige, vertrouwelijke en effectieve wijze te registreren en af te handelen door het wegnemen van de oorzaken van de klachten en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen.


Definitie
Een klacht is een mondelinge of schriftelijke melding door een Klant of diens gemachtigde of door de opdrachtgever of diens gemachtigde met betrekking tot:
• de dienstverlening van de werkaanbieder;
• de uitvoering of afronding van het werk;
• een medewerker van WE Office.

Procedure

  1. WE Office stelt het op prijs wanneer een klacht onmiddellijk wordt gemeld. Een mondelinge klacht kan worden gemeld aan de administratie van WE Office. Er wordt zo snel mogelijk naar een
    oplossing gezocht.
  2. Een schriftelijke klacht wordt door de klant of diens gemachtigde, of door of namens de opdrachtgever door middel van onderstaand klachtenformulier, in het Nederlands, bij de administratie van WE Office ingediend.
  3. De administratie registreert de klacht en stuurt de klager binnen twee weken een ontvangstbevestiging waarin zijn opgenomen:
    • Naam en adres van de klager;
    • De datum waarop de klacht door de administratie is ontvangen;
    • De termijn waarbinnen de verwachte afhandeling van de klacht zal
    plaatsvinden, waarbij aangegeven wordt dat dit ten hoogste zes weken zal zijn. Deze termijn kan, meteen goede, tijdige en schriftelijke motivatie naar betrokkene(n) toe, worden verlengd.
  4. Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de indiener van de klacht uiterlijk binnen 4 weken na de ontvangstdatum schriftelijk op de hoogte gesteld, met motivatie waarom de klacht niet in behandeling wordt genomen.
  5. WE Office handelt in eerste instantie zelf de klacht af. Mocht verduidelijking van de klacht nodig zijn, wordt eventueel een gesprek met de klager gevoerd.
  6. Indien de klager niet tevreden is met het voorstel van WE Office of de ongegrondverklaring van zijn/haar klacht, kan hij/zij zich voor advies wenden tot de administratie ingericht. Zij zullen de afhandeling van de klacht beoordelen.


Rapportage
WE Office draagt zorg voor de vastlegging van klachten, van de genomen acties (met vermelding van data) en van de uitkomst van de klachtenprocedure.


Privacy
Schriftelijk ingediende klachten worden 2 jaar bewaard en vervolgens vernietigd.


Evaluatie
Jaarlijks analyseert WE Office de geanonimiseerde klachten met het doel achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten in kaart te brengen, ter verbetering van de dienstverlening. Deze evaluatie maakt deel uit van het
kwaliteitsbeleid van WE Office.

Klachtenformulier WE Office.
Als u een klacht heeft over de kwaliteit van de geleverde diensten van WE Office vragen we u dit formulier te gebruiken. U kunt het opsturen naar:


WE Office.
t.a.v Administratie
Vliegend Hertlaan 15
3526KT Utrecht


Voor een beschrijving van het verloop van de behandeling van de klacht kunt u onze
klachtenprocedure lezen.
Naam van de docent: ________________________________________
Naam van de cursist: ________________________________________
Adres: ________________________________________
Postcode en woonplaats: ________________________________________
Telefoonnummer: ________________________________________
E-mailadres: ________________________________________
Om uw klacht zo snel en zorgvuldig mogelijk te behandelen vragen we u het probleem
zo duidelijk mogelijk te beschrijven: wat is de klacht en wat of wie betreft het? Hoe lang
speelt het al? Is het één of meerdere keren voorgekomen?
Omschrijving van de klacht(en):
Heeft u zelf al een idee over een mogelijke oplossing?
Heeft u al contact gehad over de klacht? Met wie en wat is daaruit gekomen?
Door ondertekening van dit klachtenformulier geeft u toestemming om de gegevens te gebruiken voor administratieve verwerking.
Datum:
Handtekening